ENTENDA A PRÁTICA INADEQUADA REALIZADA PELO BANCO PANAMERICANO.

 Segundo as últimas noticias, relacionadas às práticas inadequadas efetuadas pelos executivos do Banco Panamericano, a fraude foi evidenciada do seguinte modo: 

O QUE DEVERIA SER FEITO:

(a)        Posição inicial Recebíveis  100 Patrimônio Liquido     100  (b)       Venda por $ 50 de títulos a receber com valor nominal de $ 20  Recebíveis     80 Patrimônio Liquido     100 Caixa             50 Receita                          50   Custo da Venda           (20)

 

O QUE O PANAMERICANO FEZ:

(a)   Posição inicial  Recebíveis  100 Patrimônio Liquido     100  (b)     Venda por $ 50 de títulos a receber com valor nominal de $ 20  Recebíveis   100 Patrimônio Liquido     100 Caixa             50 Receita                          50

 A fraude ocorreu porque o Banco não dava baixa equivalente à parte vendida, ficando com o patrimônio liquido inflado. O patrimônio fictício permitia a concessão de crédito incompatível com o patrimônio real. A fraude proporcionou o crescimento do banco mesmo sem ter patrimônio para isso e gerar lucros irreais e bônus para seus executivos.

 COMO UMA AUDITORIA PODE DESCOBRIR ESSA PRÁTICA INADEQUADA.

 Embora este Blog não conheça qual foi o escopo dos trabalhos de auditoria contratado pelo Banco Panamericano é sempre bom alertar que os técnicos do Banco Central não fazem auditoria. Eles fazem investigação e conseqüentemente utilizam técnicas diferenciadas com objetivos específicos.

De qualquer modo destacamos a seguir algumas provas que devem ser obtidas quando do exame de valores a receber. Entre as quais se destacam:

• ·         Verificação física dos documentos em cobrança
• ·         Confirmação dos saldos a receber
• ·         Procedimentos alternativos posteriores à cobrança
• ·         Confirmações de terceiros sobre saldos em litígio
• ·         Provas aritméticas dos saldos.
• ·         Análise da provisão para créditos de liquidação duvidosa.
• ·         Provas do corte efetuado (cut-off)

 

• Verificação física dos documentos em cobrança           

A contagem física dos documentos em cobrança tem como objetivo examinar a situação dos valores a receber de cada um dos devedores, especialmente no que se refere à localização das duplicatas  que podem estar numa das seguintes situações:

• §  Em carteira (com a própria empresa)
• §  Em cobrança bancária (com bancos)
• §  Descontadas em garantia de financiamento obtido
• §  Com cobradores externos (empregados, empresas de cobrança ou com os advogados)
• §  Vendidas para empresas de factoring

 Na verificação física, o auditor deve avaliar a materialidade dos valores documentados, vez que se a entidade apresentar documentos em cobrança de pequeno valor cabe a ele decidir, com base nas técnicas de auditoria e das normas estabelecidas para a atividade, os critérios de amostragem a serem utilizados. 

• Confirmação dos saldos a receber 

A confirmação dos saldos a receber é um procedimento básico que permite obter evidências sobre sua existência e titularidade. A data em que a confirmação deve ser realizada não precisa coincidir com o encerramento do exercício: quando a efetividade dos sistemas de controle interno permite é conveniente que os pedidos de confirmação sejam efetuados em data anterior a esse encerramento abrindo, assim, prazo para a obtenção das respostas, bem como para formulação de novos pedidos àqueles que não responderam e possibilitar melhor análise das discrepâncias encontradas.  

A confirmação também denominada circularização deve cumprir  as seguintes etapas:

a)      Obter  uma relação das contas dos clientes;

b)      Cotejar as somas desta relação verificando se o total das mesmas coincide com o valor constante da contabilidade (saldos do livro razão, Balancetes dos saldos etc.);

c)      Selecionar os clientes a serem circularizados levando em conta os seguintes aspectos:

• §  Materialidade dos Saldos
• §  Existência de partidas anormais

d)     Estabelecer se a confirmação será do tipo positivo ou negativo;[1]

e)      Elaborar as cartas de circularização a clientes. As cartas devem ser elaboradas e assinadas pelo pessoal da própria entidade, mas a remessa e o controle devem ser do auditor;

f)       Estabelecer o controle da circularização com a inclusão das seguintes informações:

• §  Nome, número e endereço do cliente;
• §  Saldos dos valores a receber na data do encerramento do exercício ou da circularização;
• §  Data do primeiro e segundo envio do pedido.;
• §  Saldos dos valores a receber segundo a resposta ou confirmação do cliente;

g)      Ao receber as respostas, o auditor deve fazer o confronto com os saldos constantes das demonstrações contábeis da entidade auditada e, caso encontre diferenças, deve solicitar a conciliação das mesmas.

h)      Para as circularizações positivas que não sejam respondidas devem ser adotados procedimentos alternativos como, por exemplo, fazer o rastreamento de toda a operação  a partir do pedido do cliente com o exame das Notas Fiscais e comprovação da efetiva saída das mercadorias ou da prestação dos serviços bem como a respectiva entrega ao cliente. 

• Procedimentos alternativos posteriores à cobrança

A primeira comprovação a ser efetuada como procedimento alternativo é verificar se o saldo devedor foi posteriormente cancelado e se tal cancelamento está dentro da normalidade verificando as cobranças posteriores e a respectiva entrada do numerário em caixa. Neste caso é preciso tomar algumas cautelas para determinar se as cobranças examinadas foram efetivamente destinadas a saldar o débito registrado como pendente na data da circularização, pois embora os pagamentos posteriores possam somar mais do que a dívida do cliente não é improvável que a cobrança de uma outra fatura do mesmo valor esteja respaldando a conta inicialmente pendente. Se não forem encontradas cobranças posteriores ou as que forem encontradas não cobrirem  a totalidade do saldo pendente, as partidas sob a qual ainda subsistirem dúvidas devem ser examinadas recorrendo a elementos subsidiários que respaldem sua origem, em especial: 

• ·         Remeter pedido de confirmação da efetiva entrega do bem que materializa a venda realizada;
• ·         Examinar a nota fiscal ou fatura para verificar o montante da venda;
• ·         Examinar a existência de Notas de Crédito em favor do cliente nos casos de anulação de vendas e de que forma o referido crédito esta refletido na contabilidade[2].
•  
• Confirmações de terceiros sobre saldos em litígio

 Na área de valores a receber é preciso também avaliar a viabilidade do recebimento. Para isso, é necessário obter informações dos advogados para verificar a possibilidade de êxito na cobrança e, deste modo, respaldar o montante da provisão para créditos de liquidação duvidosa a ser constituída no final do exercício.

 Provas aritméticas dos saldos          

         Provas aritméticas dos saldos, de descontos concedidos ou acréscimos obtidos devem ser observadas pelo auditor com o objetivo examinar a correta avaliação e razoabilidade dos registros efetuados e da repercussão desses registros nas demonstrações contábeis. Tal exame envolve a verificação do montante do crédito, a taxa de juros ou a taxa cambial na data do encerramento, conforme o caso, e os dias transcorridos desde a data da emissão e a data do vencimento no caso de inadimplência. 

• Análise da provisão para créditos de liquidação duvidosa

 O auditor deve examinar com atenção a provisão para créditos de liquidação duvidosa a partir dos critérios adotados para concessão do crédito aos clientes e, ainda, procurar identificar eventuais ineficiências administrativas na cobrança, incoerências nos registros contábeis e nos cálculos da provisão, bem como na respectiva baixa por perdas efetivas ou por reversão à conta de resultados. Na análise das baixas efetuadas é preciso que o auditor atente para o fato de que a “provisão” pode estar sendo utilizada para encobrir ineficiências tanto na concessão do crédito do cliente como por inércia ou desleixo na respectiva cobrança.

Na administração pública tem sido comum auditores do Tribunal de Contas determinarem a constituição desta provisão para os ativos referentes a Divida Ativa Tributária sem perceberem que com tal determinação podem estar encobrindo erros de lançamento tributário de impostos e ineficiências na respectiva cobrança, vez que o contribuinte não deve ser considerado “duvidoso” em face da inércia da cobrança. O  grande número de ajuizamentos na divida ativa tributária pode levar à ocorrência de fraudes e até mesmo à baixa de débitos reais. As noticias sobre o tema são muitas a partir do denominado escândalo do “propinoduto” ocorrido no âmbito da área tributária do Estado do Rio de Janeiro. 

• Provas do corte efetuado (cut-off)      

As  provas do corte efetuado (cut-off) podem revelar práticas inadequadas tanto nas vendas a prazo como nas cobranças dos valores a receber. As contas a receber ficarão superestimadas se os saldos representarem débitos por mercadorias não despachadas ou não entregues até o encerramento do exercício. Por outro lado, as contas a receber ficarão subestimadas se os débitos para mercadorias despachadas ou entregues antes do fim do período não forem efetuados até o final do período contábil (cut-off incorreto de vendas). As contas a receber também podem ficar subestimadas se o livro caixa for mantido em aberto durante algum tempo e os recebimentos feitos no período subseqüente forem lançados retroativamente nas contas de clientes, reduzindo assim os seus saldos (cut-off  incorreto dos recebimentos).  

 

[1] Circularização do tipo positivo é aquela em que o auditor solicita à entidade que responda à carta que lhe é enviada confirmando ou não a informação nela contida. Na circularização negativa a entidade auditada deve responder somente caso não concorde com a  informação recebida.

[2] A nota de crédito é emitida no caso de mercadoria devolvida pelo cliente sem a correspondente devolução do numerário ou anulação do valor a receber. Indica, portanto, uma obrigação da empresa na entrega de outra mercadoria ou, em caso de impossibilidade,  na devolução do dinheiro.

---